Achter de schermen bij AVEQ tijdens Dag van het Gedrag 2021
Onlangs heeft BIN NL (een samenwerkingsverband van alle ministeries) de Dag van het Gedrag 2021 in samenwerking met AVEQ georganiseerd. In eerste instantie zou dit event live plaatsvinden in de Fokker Terminal. Echter door de toenemende maatregelen is het event van live naar online gegaan. Hoe dit verlopen is? We geven je een ‘kijkje’ achter de schermen.
De voorbereiding van een succesvol online event
Voorafgaand aan het event zijn we met de afdeling creatie, techniek en planning in gesprek gegaan met de klant. We brengen in kaart wat de wensen zijn en welke fysieke en online mogelijkheden er ingezet kunnen worden. Samen bepalen we het programma en de juiste inzet van tools en techniek. We zetten in op 2 scenario’s, fysiek en online, zodat we niet voor verrassingen komen te staan.
Achter de schermen?
Een standaard crew tijdens een online event bestaat uit de volgende personen: een lichttechnicus, audio technicus, een dome bediener, camera schakeltechnicus, audiovisueel schakeltechnicus en een showcaller. De dome bediener bestuurt de onbemande camera’s, zodat alles goed in beeld komt. De showcaller/regisseur geeft cues voor de content, zoals leader, bumpers, polls, titels van sprekers, powerpoint presentaties en wanneer eventuele inbellers in beeld moeten komen en op welke schermen het getoond moet worden. Bij een uitgebreider event zijn ook onze projectleiders, floormanagers en meerder technische mensen aanwezig voor een goed verloop van de uitzending.
Live inbellen tijdens het event
Tijdens het event kunnen sprekers live inbellen. Voor de uitzending controleren we eerst of beeld en geluid goed werkt. Daarbij geven we ook aanwijzingen over licht, camerastandpunt en achtergrond. Check, check, dubbel check. Vervolgens tonen we op het afkijkscherm van de dagvoorzitter de inbeller(s), voordat hij daarmee in gesprek gaat. We volgen daarin de afspraken die we samen met de klant gemaakt hebben.
Verzoeknummers opgeven
Tijdens de Dag van het Gedrag speelde er een driemansband een half uur voor aanvang van het event. De kijkers konden uit een lijst een verzoeknummer kiezen die dan door de band gespeeld werd. We startten vervolgens de tijdklok, zodat bezoekers exact konden zien wanneer het event begint. En zodra het begon, startten we een introductiefilmpje en gaan we over tot de liveshow. Als er iemand spreekt, dan plaatsen we er een titel bij. Zo blijven de kijkers betrokken.
Interactief voor de kijkers
De evenementen kunnen interactief zijn door bijvoorbeeld Mentimeter of Slido. Wij doen dit door een Slidovenster naast de uitzending te tonen in het platform. Hier kunnen bezoekers vragen stellen aan de sprekers en deelnemen aan polls. Ook maken we gebruik van Wordcloud. Hier kun je bijvoorbeeld in 1 woord aangeven wat je van de dag vond. Als 1 woord veel gebruikt wordt, dan wordt het in verhouding groter. Vervolgens tonen we de uitslag groot op een scherm. De mogelijkheden zijn eindeloos en eigenlijk wordt het steeds leuker! De online editie van Dag van het gedrag had als thema ‘een realistisch mensbeeld’. Nagenoeg alle 31 lezingen en de plenaire stream zijn opgenomen en terug te kijken op het Eventleader platform: www.dagvanhetgedrag.nl
“Het komt echt in de buurt van televisie wat we maken. Door de pre-sets vooraf haarscherp in te stellen wordt het steeds professioneler. Deelnemers zijn positief verrast.”
Jimmy – AVEQ
Ideeën delen
Heb je ideeën voor jouw event, congres, beurs, vergaderzaal of webcast...of juist niet? We denken graag met je mee. Leuk juist, het geeft ons energie.